La administración española está poniéndose las pilas últimamente en materia electrónica, por el vencimiento de los plazos y prórrogas que se habían dado hasta el momento para la implantación de las diferentes tecnologías encaminadas, en teoría, a agilizar todos los procesos de gestión y tramitación de las diferentes administraciones.
De esta forma, ayuntamientos, diputaciones provinciales, gobiernos autonómicos y el gobierno central, están utilizando ya diferentes mecanismos de comunicación, registro, notificación, firma… O al menos intentando utilizar.

Pero como siempre pasa, entre tanta buena voluntad y expiración de plazos, llegamos al sinsentido de un nuevo gigante con pies de barro, que muestra sus debilidades y en lugar de agilizar, duplica, en el mejor de los casos, las tareas a realizar. 

Y como muestra un botón. Se ha generalizado entre las administraciones aragonesas el uso de una plataforma que implementa el siguiente mecanismo de notificación:

1. Una administración quiere comunicar a otra algo, para lo cuál cuelga un documento en un buzón de notificaciones.
2. La administración destinataria, recibe un correo indicando que tiene una notificación, y envía un enlace al buzón mencionado en el punto anterior.
3. Una vez abierto el correo, y pulsado el enlace, tras autenticarse con un certificado, se puede buscar y leer la comunicación.
4. Además, generalmente descubres que hay más notificaciones sin leer, caducadas, cuya existencia desconocías.

Todo esto para que alguien, que será o no el destinatario final del documento, lo lea.

Desde mi punto de vista sería mucho más lógico enviar el documento adjunto al correo que se notifica al interesado, o si se quiere ir un paso más allá, algún tipo de enlace temporal directo a dicho archivo.

Tras comentar esto con personal de diferentes administraciones, y poner en duda la agilidad del procedimiento, la respuesta que obtuve fue preocupante: es que no se puede garantizar que quien recibe el correo sea la persona que tiene que ver el documento, porque se pueden usar cuentas genéricas. Perfecto, porque este planteamiento nos destapa los siguientes pecados capitales:

• Resulta que se da por hecho el uso de direcciones a las que acceden varias personas, luego ya estás poniendo en conocimiento de mucha gente a la que no le interesa, que alguien ha notificado algo a alguien.
• Más grave es descubrir el desconocimiento que hay del uso del correo electrónico, una forma de comunicación personal.
• Resulta que no podemos hacer una notificación efectiva a la persona o departamento implicado, porque como no usan correos específicos, es todo un cajón desastre.
• Estos puntos son consecuencia de la pereza tecnológica, porque es más fácil acabar antes haciendo las cosas mal y generado problemas crónicos, que invertir tiempo inicial en configuración y aprendizaje. Este punto va siempre acompañado de un «ahora no tengo tiempo para esto». Y como la cosa cada vez se lía más, cada vez se tiene menos tiempo para nada.
• Además, se está presuponiendo que la persona que debe acceder tiene un certificado digital único. A estas alturas ya puedes imaginar que este certificado también será compartido.
• Al final, seguramente, alguien se dedica a leer notificaciones y redistribuir a quien corresponda los documentos, o aún peor, mucha gente las verá para ver cuál tienen que atender, y de paso ven el resto.

Total que al final nos encontramos queriendo implantar unos seudomecanismos (porque no están completos) de administración electrónica, en un ecosistema tan tecnológicamente analfabeto que, con el mérito de haber ido aprendiendo a base de necesidad, tiene una base tan pobre que ni siquiera se maneja con correos electrónicos, pieza fundamental de cualquier intento de modernización electrónica.